Ein Firmenumzug ist ein Vorhaben, das gut geplant und organisiert sein will. Das gilt für kleinere und mittlere Betriebe, erst recht jedoch für grosse Unternehmen. Denn je länger es dauert, mit dem Büro zu zügeln, desto länger wird auch jede Tätigkeit unterbrochen. Achten Sie also darauf, dass Sie den Umzug übersichtlich und strukturiert gestalten und auch all Ihre Mitarbeitenden daran beteiligen.
Inhaltsverzeichnis
- Langfristige Vorbereitung (etwa 3 bis 5 Monate vor dem Umzug)
- Mittelfristige Vorbereitung (etwa 2 bis 3 Monate vor dem Zügeln)
- 4 Wochen vor dem Umzug
- 1 Woche vor dem Zügeln
- Umzugstag am alten Standort
- Umzugstag am neuen Standort
- 1 bis 3 Tage nach dem Umzug
Mit einer professionellen Umzugsfirma, die auf lange Erfahrung mit Geschäftsumzügen zurückblicken kann, erhalten Sie die Gewährleistung, dass alles reibungslos abläuft und Sie an Ihrem neuen Standort schnell wieder Ihren Tätigkeiten nachgehen können. Wir möchten Ihnen mit unserer Checkliste aber auch ein Instrument an die Hand geben, mit dem Sie in der Lage sind, Ihre Planung und Organisation des Umzugs selbst voranzutreiben. Punkte, die auf Sie nicht zutreffen, können Sie vorab streichen, was erledigt ist, haken Sie einfach ab. Die Checkliste ist der Einfachheit halber in chronologische Abschnitte aufgeteilt.
Langfristige Vorbereitung (etwa 3 bis 5 Monate vor dem Umzug)
- neuen Mietvertrag abschliessen
- alten Mietvertrag kündigen
- Zügeltermin bestimmen
- Umzugsunternehmen beauftragen und Kosten kalkulieren
- eventuell einen Fachbetrieb für technische Installationen (Computersysteme etc.) beauftragen
- abklären, ob im alten und/oder neuen Objekt eine Renovation erforderlich ist
- Stellplan für Möbel und anderes Inventar an Hand des Grundrisses anfertigen
- Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter informieren, eventuell Umzugsbeauftragte ernennen
Mittelfristige Vorbereitung (etwa 2 bis 3 Monate vor dem Zügeln)
- Kunden, Lieferanten und andere Geschäftspartner informieren
- Umzug auf der Homepage und Social Media Kanälen ankündigen
- alte Telefonanschlüsse kündigen und neue beauftragen
- Radio, TV, Kabelanschluss ummelden
- Ummeldung bei der Post
- Firmenschilder, Geschäftspapiere und Stempel neu anfertigen lassen
- Werbeaufträge bei Bedarf ändern
- Fahrzeugpapiere ändern lassen
- Versicherungen, Krankenkassen und Banken informieren
- Steuerberater und Anwaltskanzlei benachrichtigen
- Daueraufträge, Abonnements, Mitgliedschaften in Verbänden und Organisationen ummelden
- je nach Rechtsform des Unternehmens die Gemeinde, die AHV Ausgleichskasse und das Handelsregisteramt informieren
- Finanzamt und andere wichtige Behörden informieren
- falls erforderlich, Zustimmung des Leasinggebers von Fahrzeugen und Bürogeräten einholen
- erforderliche Büroausstattung für den neuen Standort bestellen
4 Wochen vor dem Umzug
- Inventarliste anlegen
- Büroausstattung prüfen, überflüssige Dinge aussortieren und entsorgen
- Rangierflächen, Transportwege und sonstigen Platz für das Büro zügeln überprüfen
- Belastbarkeit von Fahrstühlen prüfen
- Halteverbotszone für den Umzugstag beantragen
- Verpackungsmaterial besorgen oder liefern lassen
- Strom-, Gas-, Wasserversorger informieren
- eventuelle Abschiedsfeier planen und Termin dafür festlegen
1 Woche vor dem Zügeln
- Übergabetermin der alten Büroräume vereinbaren
- Übernahmetermin für die neuen Räumlichkeiten vereinbaren
- Inventur durchführen
- Geschäftsunterlagen archivieren
- digitale Unternehmensdaten sichern
- zerlegbares Mobiliar abbauen
- nicht benötigte Aktenordner und sonstige Büroausstattung einpacken
- Kühl- und Vorratsschränke leeren, Kühlschränke abtauen
- Schlüssel von Mitarbeitenden einsammeln bzw. Schlüsselübergabe organisieren
- Speisen und Getränke für die Umzugshelfer vorbereiten oder bestellen
Umzugstag am alten Standort
- Schutzmatten auf den Fussböden auslegen
- Umzugsteam/-helfer auf Besonderheiten hinweisen, beispielsweise auf zerbrechliche, empfindliche oder gefährliche Gegenstände
- sämtliche Kartons mit Inhaltsangaben und Geräte mit Aufstellhinweisen am neuen Standort kennzeichnen
- Bargeld, Wertsachen und besonders wichtige Dokumente gesondert einpacken und transportieren
- sämtliche technischen Geräte abbauen
- Firmenschilder an Türen und Wänden entfernen
- sämtliche Räumlichkeiten (auch Keller, Dachböden, Garagen) kontrollieren, ob sie vollständig ausgeräumt sind
- Briefkasten leeren
- alle Räume reinigen bzw. reinigen lassen
- Löcher in den Wänden (von Schrauben und Nägeln) zuspachteln
- kontrollieren, ob alle Schlüssel von den Mitarbeitenden abgegeben wurden
- Zählerstände notieren
- Übergabe an den Vermieter, über eventuelle Nacharbeiten abstimmen
Umzugstag am neuen Standort
- Übernahme von neuem Vermieter
- Regale aufbauen und sonstiges Mobiliar aufstellen
- Bürogeräte wie Computer, Kopierer, Drucker etc. installieren
- Kartons auspacken und entsorgen (lassen)
- Firmenschilder anbringen, Briefkasten beschriften
- sämtliche Anschlüsse auf Funktionstüchtigkeit testen (Gas, Wasser, Strom, Telefon, Internet)
- Inventar auf Umzugsschäden überprüfen
- Zählerstände notieren
- Bargeld, Wertsachen und wichtige Dokumente sicher verstauen
1 bis 3 Tage nach dem Umzug
- erforderliche Schlüssel an alle Mitarbeitenden ausgeben
- eventuell eine Einstandsfeier abhalten
- neue Nachbarn begrüssen und eventuell zu einer Besichtigung einladen
- besondere Aktion für Kunden, Lieferanten und andere Geschäftspartner am neuen Standort durchführen
Sie müssen mit Ihrem Büro zügeln?
Dann dürfte unsere Checkliste ein nützlicher Helfer sein, auch wenn sie keinen Anspruch auf Vollständigkeit stellt, denn jedes Unternehmen hat seine Besonderheiten. Wenn Sie unser Team vom UmzugsHaus mit Ihrem Standortwechsel in Zürich oder im Kanton Aargau beauftragen, können Sie die meisten Punkte auf der Liste direkt als erledigt abhaken. Denn vom Einpacken bis zum Auspacken, von der Endreinigung der alten Räumlichkeiten bis hin zur Mitnahme von Umzugskartons und Verpackungsmaterial am neuen Standort übernehmen wir alle Arbeiten, die beim Zügeln anfallen.
Mehr Informationen zum Büro zügeln finden Sie unter Büroumzüge oder im direkten Kontakt mit unserem Team. Rufen Sie einfach an oder schicken Sie uns eine E-Mail und vereinbaren Sie einen persönlichen Team mit uns. Wir freuen uns darauf, Sie bei Ihrem Büroumzug von Anfang bis Ende zu unterstützen.
Ihr Team von UmzugsHaus
